プレゼンテーション(第1回)

PowerPointの使い方

〜 PowerPoint2007対応版 〜

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PowerPoint の操作は Word と共通する部分も多いですが、ここでは Word と異なる部分を中心に紹介していきます。説明の文章を上から順番に読み、【やってみよう】の部分に示されている例を実際に実行しながら、PowerPoint の使い方に慣れてください。

目次


PowerPointの起動

「スタート」→「すべてのプログラム」→「Microsoft Office」→「Microsoft Office PowerPoint 2007」で起動します。

PowerPoint が起動すると、最初に以下のような1枚のスライドが準備されます。

点線の四角の中に文字を入力することができます。このスライドの場合、タイトルとサブタイトルを入力することができます。

【やってみよう】

タイトルに「PowerPointの練習」、サブタイトルには自分の所属、学年、番号、氏名を入力してみましょう。

例:


Word と同じところ

以下のような操作は、Word と同じです。

このように、多くの操作が Word と共通ですから、Word を使ったことがあればスムーズに操作できると思います。これらの共通操作については、ここで改めて説明することはしません。


新しいスライドの挿入

「ホーム」→「スライド」の「新しいスライド」ボタンを使って、新しいスライドを追加できます。

このボタンは上下に分かれており、上のボタンで新しいスライドを追加し、下のボタンではスライドの種類を選んで挿入できます。

スライドを挿入したら、そのスライドで説明したい内容(コンテンツ)を書きます。

多くのスライドのテンプレートは、タイトルとコンテンツに分かれています。コンテンツには箇条書きテキストのほか、表やグラフ、スマートアート、図などを用いることができます。

【やってみよう】

タイトルスライドの次に、タイトルとコンテンツのスライドを挿入しましょう。最初の状態で単に新しいスライドボタンの上側を押してもこのスライドを挿入できます。

例:

箇条書きの内容が入り切れなくなると、自動的に字が小さくなって、範囲内に収まるように調整されます。このとき、テキストボックスの左下に次のようなボタンが表示されます。このボタンのプルダウンメニューを使うことで、自動調整機能をオフにすることもできます。

次に、もう一枚スライドを挿入しましょう。今度も同じタイトルとコンテンツです。そして、「表の挿入」をクリックしてみましょう。

表の大きさは5×5にします。

例:

文字や数字を入力し、フォントの大きさや表の大きさを調整して、次のような表を作ってみましょう。

例:

フォントサイズは36ポイントにしてあります。これは、表の枠をクリックして全体を選択してから、「ホーム」→「フォント」リボンの中で行います。

文字のセル内での位置の調整は、「表ツール」→「レイアウト」→「配置」リボンの中にあります。

ここでは、左右・上下ともに中央揃えにしてあります。


テキストボックスの挿入と削除

スライド上の好きな位置に文字を挿入するには、テキストボックスを使います。

新しいテキストボックスを作成するには、「挿入」→「図」→「図形」をクリックして、「基本図形」の中にある「テキストボックス」を選びます。

縦書きと横書きがありますが、ここでは横書きを選びます。

その後、スライド上のテキストを追加したい部分をマウスでドラッグし、テキストボックスを追加します。

テキストボックスを削除するには、テキストボックスの枠の部分をクリックして選択し、Deleteキーを押します。テキストボックスの中をクリックすると、中のテキストを編集する状態になり、Deleteキーを押してもテキストが消えるだけで、テキストボックス自体は削除されません。

【やってみよう】

3枚目のスライドにテキストボックスを用いて表の補足説明を追加しましょう。

例:

上の例では、表を縦につぶして、下側にテキストボックスを追加しました。テキストボックスの中のテキストは24ポイントで左揃えにしてあります。また、「赤」の文字は赤色で、「青」の文字は青色にしてあります。

また、セルの色(背景色)も変更しています。

セルの背景色を変更するには、「表ツール」→「デザイン」→「表のスタイル」→「塗りつぶし」をクリックし、表示されるパレットの中から色を選択します。

さらに、色を変更したセルの文字の色を白色にしてあります。


図形の描画

図をうまく使うと、相手に理解されやすく、印象深いプレゼンテーションを行うことができます。

PowerPoint での図形描画は Word のそれとほとんど同じですが、Word では図形の描画はあまり使わなかったかもしれませんので、ここでもう一度、簡単におさらいします。

図を描くには、「ホーム」→「図形描画」→「図形」、または「挿入」→「図」→「図形」をクリックします。

使用できる図形の一覧が表示されますから、描きたい図形をクリックします。

あとは、スライド上をマウスでドラッグすることにより、選択した図形を描画できます。

描かれた図形をクリックすると「図ツール」の「書式」タブが表示されます。このタブの中に、図形を変更・修正などを行う機能が配置されています。

図形の配置

「ホーム」→「図形描画」→「配置」、または「図ツール」→「書式」→「配置」の中には、複数の図形の重なり具合の変更やグループ化・解除、位置揃えなどの機能が格納されています。

「最前面に移動」や「最背面に移動」を使うと、図形どうしの重なり方を変更できます。

「グループ化」とは、複数の図形をまとめて1つの図形のように扱うための機能です。「グループ解除」を行うことで、元のバラバラな図形に戻すこともできます。

「オブジェクトの選択と表示」を押すと、スライド上の個々のオブジェクトを選択したり表示・非表示を切り替えたり出来ます。

【やってみよう】

4枚目のスライドとして「タイトルのみ」を選んで挿入し、スライドタイトルを「地球と太陽」とし、コンテンツとして次のような図形を描いてみましょう。

例:

上の図に使われている図形描画に関して、いくつか補足説明をします。

  • 太陽や月は「基本図形」にあるのを使っています。星は「星とリボン」の中にあります。月は左右反転してあります。
  • 波線は、「線」の「曲線」を使用し、マウスで折り返し点をクリックして描きます。
  • 黒から青に徐々に変化する色(グラデーションといいます)は、色を変えたい図形をクリックして選択してから、「図形の塗りつぶし」→「グラデーション」を使います。
  • 複数の図形を同時に選択状態にしたい場合は、Shift キーを押しながらクリックします。たとえば、3つの星の色を同時に変えたい場合、Shift キーを押しながら3つの星を順番にクリックすると、3つまとめて選択できます。この状態で色を変えると、3つとも一緒に色が変わります。
  • Ctrl キーを押しながら図形をドラッグすると、図形を複製することができます。
  • 縦横のサイズがそろった図形を描画したい場合は Shift キーを押しながら描画します。
  • グリッドをはずして、図形の大きさや位置を微調整したい場合は Alt キーを押しながら操作します。


アニメーション

スライド中のオブジェクトに動きを付ける効果をアニメーションといいます。アニメーションを使うと、観衆の目を動きに引きつけて、注目させることができます。また、静止画では説明がしにくい内容も、動きを付けるとわかりやすくなる場合があります。ただし、過剰なアニメーションは逆効果で興ざめしますので注意しましょう。

「アニメーション」タブの中に、アニメーションを行うための機能が格納されています。

「アニメーション」→「アニメーション」→「アニメーションの設定」をクリックすると、画面右側に「アニメーションの設定」作業ウィンドウが表示されます。

スライド内のオブジェクトが選択されていると、作業ウィンドウ内の「効果の追加」ボタンが押せるようになります。

このボタンを押すことで、選択されているオブジェクトにさまざまなアニメーションを設定することができます。

アニメーション効果には、「開始」、「強調」、「終了」、「アニメーションの軌跡」の4つの種類があります。

開始
そのアニメーションによってオブジェクトを画面に登場させます。
強調
すでにスライドに表示されているオブジェクトを強調します。
終了
スライドに表示されているオブジェクトを画面から退場させます。
アニメーションの軌跡
スライドに表示されているオブジェクトを移動させます。

さらに、各アニメーションの中では、たとえば、「どのように」開始するのか、を選ぶことができます。「スライドイン」というアニメーション効果は、画面の外からオブジェクトを滑らせて登場させます。

「開始」のアニメーションが設定されているオブジェクトは、スライドが始めて表示されたときは画面上には登場していません。アニメーションが進行していき、自分の順番が来たときに設定されたアニメーションを伴って画面上に登場するのです。

1つのオブジェクトには複数のアニメーションを設定することもできます。

たとえば、太陽に「開始」の「スライドイン」と、「強調」の「回転」と、「終了」の「スライドアウト」を設定すると、太陽が昇ってきて回転して沈んでいくようなアニメーションが実現されます。

アニメーションは、実行するタイミングを決めることができます。始めて追加したアニメーションはマウスをクリックすると実行するようになっています。このタイミングは「開始」の方法を変更することで、自動的に次のアニメーションを実行したり、複数のアニメーションを同時に実行したりすることができます。

また、複数のオブジェクトに同時にアニメーションを設定することもできます。

たとえば、3つの星をすべて選択しておき、アニメーションを追加すれば、これら3つの星は同時に実行されるアニメーションが設定されます。

「アニメーション」→「プレビュー」をクリックすると、アニメーションを連続的に見ることができます。

アニメーションを設定する際は、発表したい内容の順番を考慮し、相手に流れを把握させ、理解しやすくすることを念頭に置くようにしましょう。無用なアニメーションをだらだら続けるのは、説明の流れをわかりにくくし、かえって逆効果になります。

自己満足なアニメーションは、見る側にとってはイライラするものです。

【やってみよう】

2枚目のスライド(箇条書きテキスト)と4枚目のスライド(地球と太陽)に、アニメーション効果を付け加えましょう。このとき、次の点に注意して設定してください。

2枚目:「箇条書きテキスト」スライド

  • PowerPoint の箇条書きでは、レベルを設定できることを説明したい。
  • そのために、最初に最上位レベルの項目だけを見せて、続いてマウスをクリックするたびにレベルの異なる項目が現れるようにしたい。
  • 最上位項目を複数個作ることができることも言いたい。

4枚目:「地球と太陽」スライド

  • 図形を使った以下のような流れを説明したい。
    1. 「太陽系には、太陽を中心としていくつかの惑星が公転しています。」
    2. 「地球と月もその仲間です」
    3. 「太陽から熱と光が降り注ぎ、地球には生命が生まれました。」
    4. 「近年、オゾン層の破壊により、有害な紫外線の問題が発生してきています。」
    5. 「将来、人類は他の惑星へも進出していくことでしょう」
  • 1.では、太陽と3つの星だけが表示されている。
  • 2.を言うとき、地球と月が現れる。
  • 3.で、太陽からの放射線(5本の直線)が表示される。
  • 4.で、波線が現れる。
  • 5.で、星への矢印が現れる。

アニメーション効果にはいろいろな種類があります。場面に応じて効果的な種類を選ぶようにしてください。


ノートの活用

各スライドには、ノートとしてスライドに関する様々なメモを書くことができます。

多くの場合、ノートにはスライドを表示させながら発表するべき内容を書くことが多いです。これは、単に話す内容を書くだけでなく、「ここで図を示す」とか「ここでアニメーションする」など、行うべき動作も書いておくと便利です。

ノートを見ながら何度も練習を重ね、すらすらと発表ができるようになってから本番に臨みましょう。しかし、基本的に発表中はノートなどは見ないのが普通です。

ノートは、スライドの下に表示されています。「クリックしてノートを入力」という部分をクリックし、必要なノートを書き込んでおきましょう。


スライドショー

全画面表示でスライドを順番に表示していくことをスライドショーと言います。

実際に聴衆の前で発表を行う場合、スライドショーを利用してスライドを表示させます。

スライドショーを始めるには、次の方法があります。

最初の方法では、常に1枚目のスライドからスライドショーが始まります。

2番目の方法では、現在表示されているスライドからスライドショーが始まります。

スライドショーを行うときの注意

スライドショーには、「リハーサル」という機能があります。

この機能では、スライドを切り替えるタイミングを記録しておき、その通りに再生させることができます。

しかし、タイミングを記録したことをうっかり忘れて、本番の発表を始めてしまうと、スライドが勝手なタイミングで切り替わってしまい、せっかくのプレゼンテーションが台無しになってしまう(最悪の場合、最初からやり直し)場合があります。

発表を始める前に、「スライドショーの設定」の中の「スライドの切り替え」の項目が「クリック時」になっていることを確認するようにしましょう。

【やってみよう】

スライドショーを実行してみましょう。

スライドショーから途中で戻るには ESC キーを押します。


デザインテーマの適用

これまで作成してきたスライドは、白の背景に黒の文字という、いたって地味なものでした。

スライドの骨格を作るためには、余計な装飾のついていない地味な形で作る方が、流れに集中できて良いと思います。なぜなら、全体のスライドが完成した後に、デザインテーマを適用して、カラフル、シックなど、さまざまなデザインのスライドに変貌を遂げさせることができるからです。

ただし、デザインテーマを適用するときは、注意しておくことがあります。

それは、デザインを変更すると、オブジェクトの配置や大きさが変わってしまうことがあるということです。

各デザインテーマは、自分自身のデザインポリシーを使ってオブジェクトを再配置します。たとえば、タイトルの位置を右側に寄せたり、大きさを変えたり、色を黄色にしたりします。このとき、一部の図形要素も変更を受けてしまう場合があるのです。

したがって、デザインテーマを適用した後は、すべてのスライドをチェックし、おかしな位置に移動されているオブジェクトがないかを確認しておく必要があります。特に、スライドの作成時に位置を正確に設定していたオブジェクトなどは、ちょっとの移動でも大きい影響が出る場合があります。基本的に細かな位置調整等は、デザインテーマの適用後に行うのが良いと思います。

デザインテーマを適用するには、「デザイン」→「テーマ」の中に表示されているテーマを選択します。

表示されているテーマの上にマウスを移動すると、ライブプレビュー機能が働き、現在のスライドがテーマの適用後の形に変更されます。気に入ったテーマでマウスをクリックすると、そのテーマが適用されます。

下の図は、適用前と適用後です。

かなり、スライドの印象が変わることが分かると思います。

また、文字の位置や色、線の色、塗りつぶしの色などが、微妙に変わっている点にも注意してください。

【やってみよう】

作成したスライドに、デザインテーマを適用してみましょう。いろいろ変えて、どんなテーマがあるか見てください。

テーマを適用した後で、元に戻したい場合は、クイックアクセスツールバー(オフィスボタンの隣)の「元に戻す」で戻すことができます。


その他の機能

その他、知っておくと便利な機能を紹介します。

表示モードの切り替え

ウィンドウの下にある  のいずれかのボタンを使って表示モードを切り替えることができます。

左から順に、

  1. 標準表示
  2. スライド一覧表示
  3. 現在のスライドからスライドショー

です。

スライドの順番変更、削除、編集

表示モードを「スライド一覧表示」にすると、スライドの削除や順番変更ができます。


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